2012年7月24日火曜日

会議がスムーズに進む!ファシリテーター5つのコツ

時間を割いてミーティングをしたにもかかわらず、「この会議、何のためにやったんだろう?」という虚しさを抱くこと、時々ありませんか?
どうせ皆さんの時間を割いてミーティングをするなら、短時間で効率よく、一定の成果を出したいものです。
そこで、会議をスムーズに進めるための5つのコツをご紹介します。

1. 事前に以下を通知する
•ミーティングの目的
•アジェンダ
•各アジェンダの目的(情報共有か、議論か、ヒアリングか等)
•必要に応じて、各アジェンダの時間配分
•準備の依頼(準備が不要な場合はその旨も)

2. 会議の冒頭で、今日のミーティングの目的とアジェンダを知らせる

3. 議論の場合、活発な意見交換ができる雰囲気&きっかけ作り

4. ミーティングの最後に、以下をまとめとして述べる
•決定事項のおさらい
•今後の予定とアクションアイテムの確認 

5. 備忘メモとして、ミーティングの最後にまとめた4.を、メールでも関係者に改めて通知し、記録として残す
•決定事項のおさらい
•今後の予定とアクションアイテムの確認

いずれも、広く言われていることでもあり、当たり前、と思われた方もおられるかもしれません。

が、これらを実行するのとしないのでは、会議の生産性が劇的に変わります。そしていずれも、さほど手間がかかるものでもありません。

基本を忠実に実践することの効果、なかなか侮れませんよ。

明日は、3.の、「活発な議論が出るための雰囲気づくりや投げかけのコツ」について、少し掘り下げてみたいと思います。

※もしよろしければ、感想など、お気軽にお寄せいただけると嬉しいです↓

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